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5 einfache Schritte zu mehr Produktivität

In diesem Artikel stellen wir dir eine Methode vor, mit der du dich besser organisieren, strukturieren und gleichzeitig deine Produktivität steigern kannst.

Du kennst es sicherlich auch, nach einem harten Arbeitstag fährst du voller Vorfreude nach Hause und erinnerst dich nur noch wage daran, dass du etwas zu erledigen hattest. Du hattest dir vorgenommen ein wichtiges Kundentelefonat zu machen. Doch leider ist es jetzt zu spät um den Kunden anzurufen. Also nimmst du es dir vor das Telefonat am nächsten Tag gleich früh morgens zu erledigen. Kurz bevor du am nächsten Tag den Kunden anrufst, bekommst du plötzlich eine „wichtige“ E-Mail oder ein Kollege kommt rein und möchte etwas von dir.

Also sagst du dir, dass du den Anruf erledigst sobald du mit dieser einen Sache fertig bist. Doch dann kommst du noch mehr davon ab, indem du weitere unerwartete Aufgaben bekommst, E-Mails beantwortest oder einfach nur in den sozialen Netzwerken unterwegs bist. Und erst abends erinnerst du dich wieder an den wichtigen Anruf – wenn es bereits wieder zu spät ist.

Zuhause angekommen stellst du womöglich fest dass, du weitere Aufgaben in der Hektik des Alltags vergessen hast. Sei es das Rausstellen der Mülltonnen an die Straße am Morgen oder das besorgen einiger Lebensmittel für das Abendessen am Abend. Und so ergeht es vielen von uns – jeden Tag. Das was wirklich erledigt werden soll wird oftmals durch unwichtige Aufgaben und Ablenkungen weiter nach hinten verdrängt.

Einige versuchen sich daraufhin ihre beruflichen und privaten Aufgaben auf kleine Notizzettel zu schreiben oder erstellen irgendwelche Aufgabenlisten. Aber egal was wir tun, der Effekt ist nicht immer der beste und wegen diesen unerledigten Aufgaben stehen wir dann häufig unter Stress.

Eine mögliche Lösung für weniger Stress und mehr erledigte Aufgaben.

An dieser Stelle möchten wir auf das Buch von David Allen „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ eingehen. In seinem Buch beschreibt David, dass es egal ist welche Aufgabenlisten oder Kalender wir pflegen, diese geben uns nicht den richtigen Effekt, weil unsere Herangehensweise an die Dinge oft falsch ist. Als Ergebnis langer Untersuchungen kommt David Allen zu dem Entschluss, dass die Dinge die wir erledigen sollen, wir erst erledigen, wenn wir dazu die Lust und Motivation haben.

Aus diesem Grund müssen wir unsere Aufgaben so planen, dass unser Gehirn bereit ist diese zu tun. David Allen hat eine Strategie entwickelt, nach der wir 5 WICHTIGE PHASEN durchlaufen müssen damit wir die Dinge auch tatsächlich erledigen.

Phase 1: Aufgaben Sammeln (den Kopf leeren)

In der heutigen Zeit erhalten wir ständig neue Informationen oder Aufgaben, deshalb müssen wir alles was wir erledigen wollen an einer einzigen Stelle sammeln. Es kann eine APP auf unserem Smartphone sein oder ein Notizbuch. Das wichtigste ist, dass alles an einem Ort aufgeschrieben wird.
Diese Phase ist die wichtigste. In dieser Phase ist aber nicht gemeint nur die Aufgaben aufzuschreiben, nein hier sollte alles aufgeschrieben werden – Dinge die wir tun wollen und müssen. Zum Beispiel ein bestimmtes Buch lesen, einen Film anschauen oder jemanden anrufen.

Welchen Sinn das Ganze hat erfährst du jetzt.
Der erste Punkt aller Probleme mit unserer Produktivität befindet sich in unserem Gedächtnis. Es gibt zwei Typen vom Gedächtnis:
das Kurzzeitgedächtnis und
das Langzeitgedächtnis.

Im Langzeitgedächtnis werden die Dinge gespeichert, die wir sogar nach einer langen Zeit immer noch wissen und abrufen können. Es können emotionale Erinnerungen aus der Vergangenheit sein oder wichtige Dinge die wir einmal gelernt haben.
Die Dinge die wir erledigen wollen, werden in unserem Kurzzeitgedächtnis abgespeichert. Unser Kurzeitgedächtnis können wir gut mit dem Arbeitsspeicher eines Computers vergleichen, dieser hat wenig Speicherplatz und jedes Mal, wenn dort etwas Neues gespeichert werden soll, werden alte Information wieder entfernt. Deshalb können wir uns oft nicht daran erinnern was wir machen wollten.
Der geniale Vorteil des Sammelns aller Aufgaben ist es, dass wir dadurch unseren Kopf entlasten und uns von allen unnötigen Gedanken befreien.

Phase 2: Verarbeiten

Die zweite Phase besteht darin die gesammelten Punkte zu Verarbeiten. Jeder einzelne Punkt von der Liste wird mit folgenden Fragen durchleuchtet und sortiert.
Was ist es? Ist es eine Aufgabe, eine Idee, ein Termin oder ein Wunsch?
Wie wichtig ist diese Aufgabe?
Wie viel Zeit nimmt diese Aufgabe in Anspruch?
Wo ist die Aufgabe zu erledigen?
Was ist der nächste Schritt?

Der nächste Schritt ist der Kernpunkt von Allens System. Wir stellen uns bewusst die Frage was damit passieren soll. Wenn z. B. einer der Punkte auf unserer Liste „Wohnzimmer renovieren“ ist, dann machen wir daraus ein Projekt und notieren alle Zwischenschritte die wir machen müssen um dieses Projekt zu realisieren. Also Farbe kaufen, Tapeten Kaufen, Arbeitskleidung besorgen, Termin festlegen usw.
Unser Gehirn tut sich schwer komplexe Aufgaben zu verarbeiten, also müssen wir ihm helfen und diese in kleine Teilaufgaben aufteilen. Wobei jede unserer Aufgaben mit einer Handlung, (einem Verb, einem Tunwort) beschrieben werden muss damit wir wissen was als nächstes zu tun ist. Wie im Beispiel: kaufen, besorgen, festlegen, …

Phase 3: Organisieren

Die dritte Phase besteht darin, die Aufgaben von der Liste bei denen ein Handlungsbedarf besteht, also wo wir etwas tun müssen, nach Kategorie und Priorität zu ordnen. Wo es möglich ist werden den Aufgaben Fälligkeitsdaten zugewiesen und Erinnerungen festgelegt damit diese auch verfolgt werden können.
Um welche Kategorie handelt es sich bei den Punkten auf der Liste?
Termine
Aufgaben
Projekte
Wäre schön zu tun Sachen oder
Nicht umsetzbare Elemente also um Müll (Dinge die in den Papierkorb gehören), Archiv / Referenzmaterial (Dinge die gespeichert werden sollen um ggf. später auf diese zuzugreifen) oder Aufgaben / Dinge die wir irgendwann machen wollen

Praxis Tipp: Lässt sich eine Aufgabe in weniger als 2 Minuten erledigen, dann erledige diese sofort und verschiebe sie nicht erst in eine Unterkategorie.

Die Abbildung zeigt wie du die einzelnen Schritte aus der dritten Phase durchführst.

Das Archiv

Das Archiv ist ein System zum Speichern nicht umsetzbarer Elemente.
Einfaches Hinzufügen und Abrufen von Material
Oft werden zwei Systeme benötigt

1. Digital
Dateien
Projekte
E-Mails

2. In Papierform
Rechnungen
Verträge
Offizielle Dokumente

Die irgendwann Liste

Auf diese Liste kommen Dinge die du irgendwann tun möchtest. Betrachte diese als ein Parkplatz für Ideen die nicht verloren gehen sollten, aber nicht in deine aktuellen Pläne passen.
Beispiele:
Italien bereisen
Spanisch lernen
Bücher die ich lesen möchte
Diese Liste ist kein zweiter Papierkorb und muss regelmäßig überprüft werden

Die warte auf Liste

Immer wenn du eine Aufgabe delegierst stelle sicher, dass du diese verfolgst
Vergiss die Dinge aus der Liste denn die Erinnerung ist das Ergebnis oder die Antwort von der Person an welche du die Aufgabe delegiert hast
Eine Warteliste ist ein sehr mächtiges Werkzeug das hilft, die Dinge unter Kontrolle zu behalten
Definiere den Termin für die erneute Kontaktaufnahme mit der Person, wenn du keine Antwort von dieser erhalten hast

Der Kalender

Kalender sind leistungsstarke Werkzeuge um Termine zu organisieren
Der Kalender sollte nur zeit- oder tagesspezifische Ereignisse oder Informationen enthalten
Behandle deinen Kalender als heiliges Territorium - füge nur hinzu, was wirklich relevant ist

Die nächste Aktionen Liste

Die Liste die alle deine nächsten Aktionen beinhaltet
Formuliere diese als Aktionen z.B. Herrn Meyer am 15.01.20xx anrufen statt Herrn Meyer anrufen
Gruppiere die Liste nach Projekten und / oder Zusammenhängen

Wie du ein Projekt planst

In GTD ist ein Projekt etwas das mehr als eine Aktion benötigt
Kleine Projekte sind einfach definiert, aber größere Projekte planen kann eine Herausforderung sein

Phase 4: Durchsehen

In der vierten Phase geht es darum alle Listen regelmäßig durzusehen, auch solche, die Aufgaben enthalten welche gerade nicht aktuell sind. Denn wir sollten immer in der Lage sein uns etwas auszusuchen wofür wir die nötige Zeit und Energie haben. Die regelmäßige Überprüfung hilft uns zu sehen wo wir Fortschritte machen und wo wir unsere Prioritäten anpassen müssen. Die Liste muss immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden, damit wir nicht die Lust verlieren mit ihr zu arbeiten.

Phase 5: Erledigen

Die letzte der fünf Phasen befasst sich mit dem Abarbeiten der Aufgaben. Das System ist an diesem Punkt eingerichtet, die Aufgaben sind nach Prioritäten geordnet und in Kategorien eingeteilt. Wir wissen woran wir arbeiten sollen und wann. Die Aufgaben sind in überschaubare, mundgerechte Brocken aufgeteilt mit welchen wir leicht starten können. Nun wirst du aktiv und setzt deinen Plan in der Realität um.

Fazit
Dies ist eine von vielen Methoden, um sich besser zu strukturieren und produktiver zu sein. Unsere Empfehlung ist es sich eine Methode auszusuchen und diese für mindestens eine Woche in der Praxis einzusetzen und auf Herz und Nieren zu testen.
Nicht jede Methode passt zu jedem Menschen. Wenn du nach einer Woche bemerkst, dass du mit den 5 Phasen nicht zurechtkommst, dann probiere einfach die nächste Technik aus. So lange, bis du die perfekte für dich persönlich gefunden hast.

Wie organisierst und strukturierst du deinen Alltag? Verrate uns deine Tipps in den Kom
mentaren.

PS:
Im YOUCHAMP JOURNAL beschreiben wir eine simple und einfache Methode seinen Tag zu Planen und zu strukturieren. Diese Methode ist mit nur wenigen Minuten am Tag in deinen Alltag integrierbar und wird dir bereits nach dem ersten Tag mehr Ordnung und Überblick in dein Leben bringen.